Die Einführung neuer Software hat üblicherweise diese Ziele: entweder man stellt fest, dass an bestimmten Stellen im Unternehmen unnötige Kosten entstehen und möchte das verhindern. Oder man hat so viel zu tun, dass man sich von einer leistungsfähigen Software Entlastung bei Routinetätigkeiten erhofft. ExsoForm bietet im Idealfall beides.
Flexibilität
Durch die integrierte Funktionalität zur Gestaltung von Formularen (= Vorgangs-Vorlagen/Bildschirmmasken) können fast alle Geschäftsprozesse im Unternehmen mit ExsoForm dargestellt werden. Auch (oder vor allem?) solche, für die Sie bislang die Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation benutzt haben.
Der flexible Workflow erlaubt es, zu jedem Schritt und Status definierte Aktionen auszuführen. Zum Beispiel einen Auftrag in ein ERP-System zu schreiben, einen Status aus dem ERP-System zu lesen und in den Vorgang einzubinden, den Versand eines eMails an Kunden oder Kollegen sowie das Erzeugen abgeleiteter neuer Vorgänge. Das alles ohne programmieren zu müssen (Sie können natürlich programmieren, wenn Sie auf komplexere Funktionalitäten vernetzter Applikationen zugreifen möchten).
Den Anwendungsbereichen sind also kaum Grenzen gesetzt, von der „simplen“ Telefonnotiz bis hin zum Werkstattauftrag mit Erfassung von Arbeitszeiten und Ersatzteilen und sogar Einbindung von Fotos und Zeichnungen können Sie Ihren Ideen freien Lauf lassen.
Integration
Doppelte Führung von Stammdaten gibt es bei ExsoForm nur, wenn Sie das ausdrücklich wollen. Sie können Datentypen wir Kunden, Mitarbeiter oder Artikel selbst definieren und dann in ExsoForm – und auch in anderen Systemen – nutzen. Oder Sie binden diese Daten einfach aus einem vorhandenen System ein, beispielsweise einer Adressverwaltung, einem Warenwirtschafts-System oder einer Finanzbuchhaltung.
Zeitersparnis
Durch den strukturierten Datenzugriff von beliebigen Orten aus entfallen Kommunikations-Zeiten wie das Anfordern von Unterlagen bei einer bestimmten Abteilung und Suchzeiten nach Papierunterlagen oder in Verzeichnissen auf Netzwerk-Laufwerken.
Durch die ausgeklügelte Ordner- und Workflow-Struktur kommen zu bearbeitende Vorgänge automatisch an die Stelle Ihres Unternehmens, an der der nächste Bearbeitungsschritt erfolgt.
Die Offline-Fähigkeiten von ExsoForm ermöglichen Außendienstmitarbeitern und Satellitenbüros außerdem den Zugriff auf Daten und die Erstellung neuer Vorgänge auch ohne Internet-Verbindung. ExsoForm synchronisiert bei Bestehen einer Serververbindung (zum Beispiel bei der Rückkehr ins Büro) die benötigten Daten schnell und komfortabel.
Durch spezielle Funktionalitäten in ExsoForm ist sogar der Zugriff auf Daten aus Ihrem Unternehmensnetzwerk offline – und sicher – möglich.
Datensicherheit und Datenschutz
ExsoForm arbeitet immer und ohne zusätzlichen Aufwand mit verschlüsselten Daten. Der Zugriff auf alle Daten erfolgt mittels sicherer Schlüsseldateien (Zertifikaten), mit denen Sie auch die Vorgänge digital signieren. Damit ist sichergestellt, dass jeder Anwender nur die Vorgänge sieht, die für ihn freigegeben sind – und dass Unbefugte gar keine Daten sehen.
Wir gehen sogar so weit, dass Sie Daten sofort nach ExsoForm scannen können, ohne dass eine Datei auf irgendeinem Verzeichnis zwischengespeichert wird.
Professionell
Egal wie viele Anwender in Ihrem Unternehmen mit ExsoForm arbeiten und egal welche Version Sie einsetzen: die technische Basis ist immer auf höchste Belastung zugeschnitten. Unsere Entwicklungsvorgaben lagen bei Unternehmen mit über 600 Anwendern, die jeweils 30 Vorgänge pro Tag bearbeiten. Und auf dieser Basis haben wir seit Jahren aufgebaut, so dass heute noch größere Anwendungen stabil und performant laufen. ExsoForm nutzt dabei die Leistungsfähigkeit der angebotenen Hardware, die Anforderungen bei kleineren Installationen sind damit gering.