Außendienst-Besuchsberichte bei Wakayama Kompressoren
Die Wakayama (Europe) GmbH* wurde 1995 vom japanischen Mutterkonzern als Vertriebsgesellschaft für den europäischen Markt gegründet. In Deutschland vertreibt das Unternehmen Kompressoren direkt an Wiederverkäufer, in den übrigen europäischen Ländern meist an Distributoren.
Das Vertriebsteam für Deutschland umfasst 8 Mitarbeiter, die jeweils eigene Regionen bearbeiten und dort auch ihre Vertriebsbüros unterhalten. Vertriebssteuerung und Neukundenakquise erfolgen von der Zentrale in Mannheim aus.
Die Vertriebsmitarbeiter sind gehalten, Kunden und Interessenten in regelmäßigen Abständen zu besuchen, um Produktneuheiten vorzustellen und Vertriebschancen zu evaluieren. Oft besucht man auch Endkunden gemeinsam mit den Wiederverkäufern direkt am Einsatzort der Kompressoren.
Die Rückmeldung über diese Besuche erfolgt an die Zentrale über Besuchsberichte. In diesen Berichten werden sowohl Umsatzplanungen festgehalten als auch aktuelle Problemfälle dokumentiert und Aufgaben für die Vertriebsassistenz vermerkt.
Aufgrund des industriellen Umfeldes im Vertrieb steht an den einzelnen Standorten oft kein Mobilfunknetz zur Verfügung, so dass die Vertriebsmitarbeiter die Besuchsberichte offline erfassen müssen.
Mit ExsoForm wurde das ursprünglich verwendete Word-Formular ersetzt und über Auswahlfelder und Datenbankzugriffe komfortabler gestaltet.
Da Wakayama für den Vertrieb auch das Microsoft CRM-System einsetzt werden die Besuchsberichte dort nach Übersendung an den ExsoFlow-Server automatisch als Aktivität hinterlegt. Gleichzeitig lösen die vom Vertriebsmitarbeiter festgehaltenen Aufgaben für den Vertriebsinnendienst im CRM-System neue Aktivitäten zur dortigen Bearbeitung aus.
Da die Betreuung der übrigen europäischen Staaten durch eine andere Abteilung innerhalb der Wakayama (Europe) GmbH erfolgt ist es praktisch, dass ExsoForm es durch das Domänen-Konzept ermöglicht, neben dem ohnehin vorhandenen Berechtigungskonzept – komplett getrennte Daten- und Anwenderpools zu verwalten, die bei entsprechender (Doppel-)Berechtigung in einer einheitlichen Struktur auf dem Client dargestellt – und selbstverständlich bearbeitet – werden können. Damit können sich die Vertriebsmitarbeiter auf ihre Aufgaben konzentrieren, während die Vertriebsleitung einen kompletten Überblick über alle Vertriebsaktivitäten hat.
