Egal wie klein oder groß ein Unternehmen ist: Administratoren müssen eine Vielzahl von Softwarepaketen kennen und deren Anwender unterstützen. Der Wunsch nach einer weiteren Software im Unternehmen wird daher meist skeptisch betrachtet. ExsoForm möchte es Ihnen leicht machen.

 

Was ist ExsoForm?

ExsoForm ist eine innovative Lösung aus dem noch relativ jungen Segment des Enterprise-Information-Managements (EIM). Grundsätzlich können diese Systeme mit bekannten Softwaresegmenten wie Dokumenten-Management (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM) verglichen werden. Diesen Systemen voraus haben sie aber vor allem die Möglichkeit der Bearbeitung der Daten, d.h .wo DMS und ECM die Daten nur verwalten (können), können EIM-Systeme auch Vorgänge erzeugen und klassische kaufmännische/unternehmerische Funktionalitäten abbilden.

Woraus besteht ExsoForm?

Das Programmpaket ExsoForm besteht aus zwei Komponenten:

  • dem ExsoForm-Client (also der Softwarekomponente, mit der die Anwender arbeiten) und
  • dem ExsoFlow-Server (das ist die Netzwerk-Software, die alle Daten und Berechtigungen verwaltet und zentrale Funktionalitäten ausführt).

ExsoForm dient zur Erfassung und Bearbeitung von Vorgängen. Zusätzlich ist damit die Gestaltung von Formularen (Vorgangs-Vorlagen/Bildschirmmasken) möglich. Es ist damit vergleichbar mit einem eMail-Client.

ExsoFlow ist der Applikationsserver im Hintergrund, also eine Software, die die „eigentliche“ Funktionalität insbesondere zur Integration in Ihr Applikations-Netzwerk bereitstellt. ExsoFlow stellt dazu eine Vielzahl von Funktionalitäten bereit, beispielsweise den lesenden und schreibenden Datenbankzugriff, das Einlesen und Erzeugen von Dateien, das Empfangen und Versenden von eMails und so weiter. Über eine PlugIn-Funktionalität erlaubt er darüber hinaus die Entwicklung eigener Lösungen, beispielsweise um den Zugriff auf Drittsysteme mit API-Funktionalität zu ermöglichen.

Welche Technologie steckt dahinter?

Sowohl ExsoForm als auch ExsoFlow sind in Java-Technologie entwickelt. Daraus ergibt sich, dass ExsoForm nicht nur auf Windows-PCs sondern zum Beispiel auch auf Macintosh-Computern betrieben werden kann und dass auch der Server ein Linux-System sein darf. Vor allem aber steht Java für eine enorm leistungsfähige und in privaten Unternehmen wie öffentlicher Verwaltung enorm weit verbreitete Technologie.

Für die Datenhaltung liefern wir zusätzlich eine MongoDB-Datenbankkomponente mit aus, deren Verwaltung komplett in den ExsoFlow-Server integriert ist. MongoDB ist eine der verbreitetsten sogenannten „No-SQL-Datenbanken“, die speziell für die Verwaltung von Dokumenten und Objekten entwickelt wurde. Sie hat gegenüber „klassischen“ relationale Datenbanken große Geschwindigkeits-Vorteile bei fast allem, was man mit ExsoForm tun kann.

Für den Anwender wurde viel Wert auf Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit gelegt. Für den ExsoForm-Anwender besteht in der Handhabung kaum ein Unterschied zu verbreiteten Office-Lösungen.

Wie kommunizieren Client und Server?

Die Kommunikation zwischen ExsoForm und ExsoFlow erfolgt über das HTTPs-Protokoll. Das hat in der Administration den Vorteil, dass es relativ leicht ist, den Zugriff über Firewalls zu verwalten. Das HTTPs-Protokoll eignet sich ideal für Verbindungen über das Internet und bietet sich daher für alle Lösungen an, die in irgendeiner Form eine Kommunikation „von außen“ ins Unternehmen ermöglichen sollen.

ExsoFlow verfügt über eine Zertifikatsverwaltung, mit der auch der Zugriff und die Benutzerrechte organisiert werden. Die Konfiguration ist so flexibel, dass ExsoFlow auch auf Servern installiert werden kann, auf denen bereits vergleichbare Lösungen installiert sind (wie beispielsweise ein Web-Server).

 

Integration

Das Ziel von ExsoForm ist es, sich möglichst geräuschlos in Ihr vorhandenes Applikations-Netzwerk einzugliedern.

Bei der Datenintegration bedeutet das die Vermeidung überflüssiger Redundanzen. Wenn bestimmte Daten in einem Drittsystem vorhanden sind (wie beispielsweise Kunden in einer Adressverwaltung), können diese von ExsoForm genutzt werden. Wo bestimmte Daten nicht vorhanden sind (wie zum Beispiel Ersatzteile in einer Werkstatt), können sie mit ExsoForm geschaffen werden. ExsoForm/ExsoFlow verfügen dafür über einen sogenannten Entity-Manager, mit dem die Anlage und Bearbeitung von Programm-Klassen möglich ist.

Bei der Funktionsintegration bietet ExsoFlow verschiedene Ansatzpunkte.

Es können Datenbank-Tabellen genutzt werden, über die verschiedene Softwarelösungen miteinander „kommunizieren“. ExsoFlow kann dabei sowohl für zyklische als auch für ereignis-gesteuerte Integration konfiguriert werden.

Außerdem können Dateien (auch eMail-Anhänge) eingelesen werden (wiederum zyklisch oder ereignisgesteuert), was eine etwas altmodische aber immer noch verbreitete und praktische Option ist.

Da ExsoFlow einen kompletten Webserver mit Unterstützung von Restful-Webservices beinhaltet kann eine Integration auch lesend und/oder schreibend über Webservices realisiert werden.

Zentrale Installation

Wenn Sie möchten, können Sie ExsoForm auf einem Serverlaufwerk installieren und dieses in Ihrem Unternehmen freigeben. Alle Innendienst-Anwender können dann darauf zugreifen – gegebenenfalls sogar verbundene Standorte. Auf dem jeweiligen Computer des Anwenders – der durchaus gern auch ein Terminal-Server sein darf – werden dann nur die Konfigurationsdaten und einige temporäre Daten gespeichert.

Sie können ExsoForm auch auf jedem einzelnen Computer installieren, was für die Notebooks oder Tablet-Computer des Außendienstes natürlich sinnvoll ist.

Der ExsoFlow-Server liegt – vergleichbar einem Datenbankserver – auf einem zentralen Servergerät (auch virtuelle Server sind natürlich möglich). ExsoForm ist sehr zentral strukturiert: alle Daten liegen auf dem Server, alle Berechtigungen werden hier verwaltet und geprüft. Alle Funktionalitäten werden hier ausgeführt. Die gesamte Integration in Ihr Applikations-Netzwerk erfolgt von hier aus.
Das garantiert maximale Sicherheit bei der Anwendung, da alle Funktionalitäten wie zum Beispiel Datenbank-Zugriffe nur von diesem Server aus ausgeführt werden und nur hier entsprechende Berechtigungen auf Netzwerkebene zu setzen sind.

 

Zentrale Administration

Den ExsoFlow-Server verwalten Sie über eine zentrale Administrations-Konsole, die Sie zum Beispiel von Ihrem Administrations-Computer aus aufrufen.

Die Konsole zeigt den Status aller Funktionskomponenten des Servers an, verwaltet ein flexibles Logging und dient natürlich der kompletten Administration des Servers. Da von derselben Konsole aus auf beliebige ExsoFlow-Server zugegriffen werden kann, gibt es damit ein einziges, zentrales Administrationstool.

Für sämtliche konfigurierbaren Optionen gibt es entsprechende Oberflächen. Ein Anpassen spärlich oder gar nicht dokumentierter XML-Dateien, die sich in irgendwelchen Serververzeichnissen befinden, ist nicht erforderlich.

 

Eigene Plugins

Sie haben eine spezielle Anwendung und glauben das ExsoFlow keine geeignete Schnittstelle bieten kann? Das heißt man kann auf das System nicht mit einer gängigen Kommunikationsart wie z.B. SQL, Webservice, Datei Im- und Export etc. zugreifen?  Kein Problem, auch daran haben wir gedacht. Mit ein paar Kenntnissen in der Java Programmierung können Sie sich ganz einfach ein eigenes Plugin bauen um die Verbindung mit Ihrem speziellem System herzustellen. Oder Sie fragen uns und wir programmieren eins für Sie.