Eingangsrechnungen effizient bearbeiten
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen stellt einen der klassischen Anwendungsfälle für ExsoForm dar. So wundert es nicht, dass der Hersteller selbst ExsoForm für die Bearbeitung der eigenen Eingangsrechnungen einsetzt.
Soweit Rechnungen noch in Papierform eingehen werden diese über einen Netzwerk-Scanner eingelesen. Dieser führt gleich eine Texterkennung durch und speichert das Ergebnis als PDF-Datei im Netzwerk. Dort werden auch Rechnungen abgelegt, die sofort als PDF-Datei in Form eines eMail-Anhangs ins Haus kommen.
Das festgelegte Netzwerk-Laufwerk wird vom ExsoFlow-Server überwacht. Er greift auf die Dateien zu und legt automatisiert einen entsprechenden Vorgang an. Über hinterlegte Schablonen wird der Kreditor über die Oracle-Datenbank des ERP-Systems ermittelt und dem Formular hinterlegt.
In der Kreditorenbuchhaltung müssen dann lediglich noch Kontierung und Kostenstellen eingetragen werden.
Da die Organisationsstruktur bei EXSO. nicht allzu komplex ist wird über die zugewiesene Kostenstelle auch der für die fachliche Freigabe zuständige Mitarbeiter ermittelt. Dieser kann die Zuweisung der Kostenstelle auch ändern und die Rechnung beispielsweise auf mehrere Kostenstellen verteilen – sie gelangt dann entsprechend zu mehreren Personen zur Freigabe.
Nach erfolgter Genehmigung erstellt der ExsoFlow-Server automatisch einen Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung. Durch ein Plug-In für das verwendete Buchhaltungssystem werden weitere erforderliche Schlüsselfelder aus dem System ermittelt und für den zu erzeugenden Buchungssatz herangezogen.
Damit ist der komplette Prozess der Rechnungsprüfung abgeschlossen und die Rechnung ist sofort in der Buchhaltung sichtbar. Das Plug-In sorgt auch dafür, dass der entsprechende ExsoForm-Vorgang aus dem Buchhaltungsprogramm auf Knopfdruck wieder aufrufbar ist.
Über einen weiteren Serverprozess werden schließlich die im Buchhaltungssystem durchgeführten Zahlungsläufe analysiert und das Zahlungsdatum in die ExsoForm-Vorgänge zurückgeschrieben, so dass in ExsoForm ein konsistenter Überblick über die tatsächlich noch offenen Rechnungen besteht und auch – selbstverständlich revisionssicher – alle durchgeführten Schritte je Beleg nachverfolgt werden können.
